Versio 0.96, päivitetty 4.5.2020
Rekisterinpitäjä: Open Knowledge Finland ry, (y-tunnus: 2520401-8)
Osoite: Lapinlahdenkatu 16, FI-00180 Helsinki, Finland
Muut yhteystiedot: toiminnanjohtaja@okf.fi
Jäsenrekisteri / Membership register
Rekisterin nimi: Jäsenrekisteri
Yhteyshenkilö: vt. toiminnanjohtaja Susanna Ånäs
Osoite: Maria 01, Lapinlahdenkatu 16, 00100 Helsinki, Finland
Muut yhteystiedot: jasenasiat@okf.fi
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Tietoja käsitellään yhdistyksen jäsenyyden hoitamiseksi.
Rekisterinkäsittelijä: Rekisterinkäsittely tapahtuu Yhdistysavain-palvelussa, osoite https://okffi.yhdistysavain.fi/
Rekisterin tietosisältö: Jäsenistä tallennetaan täydellinen nimi (etunimet ja sukunimi), kotipaikka, sähköpostiosoite sekä puhelinnumero. Lisäksi jäsenien toiminnasta yhdistyksessä voidaan pitää kirjaa (esim. työryhmien tai projektien toimintaan osallistuminen).
Säännönmukaiset tietolähteet: Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään ja niitä kertyy rekisterinpitäjän toiminnan yhteydessä.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset: Tietoja ei luovuteta eteenpäin.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle: Henkilörekisteriä säilytetään Yhdistysavaimen rekisteripalvelussa. Rekisterin tietoja ei siirretä ETAn ulkopuolelle.
Tietojen säilytys: Tietoja säilytetään jäsenyyden ajan ja sen jälkeen korkeintaan 12 kuukautta.
Tietojen julkisuus: Yhdistyksen jäsenluettelo on julkinen, joten kunkin jäsenen nimi ja kotipaikka julkaistaan verkossa julkisesti. Muut rekisteriin tallennetut henkilötiedot eivät ole julkisia.
Rekisterin suojauksen periaatteet: Jäsenrekisteristä säilytetään paperisia kopioita lukitussa toimistossa. Digitaaliseen jäsenrekisteriin on pääsy vain hallituksen puheenjohtajalla sekä jäsenasioista vastaavalla henkilöllä. Rekisteriin tallennetut henkilötiedot eivät ole salassa pidettäviksi säädettyjä.
Tarkastusoikeus: Kenellä tahansa on oikeus tarkastaa rekisteriin hänestä tallennetut tiedot. Rekisteröidyt voivat kirjautua jäsenrekisterin hallintaliittymään ja itse tarkistaa omat tietonsa.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista: Kenellä tahansa on oikeus vaatia virheellisten tietojen korjaamista. Rekisteröidyt voivat kirjautua jäsenrekisterin hallintaliittymään ja itse korjata omat tietonsa.
Tapahtumat ja niihin ilmoittautuminen
Rekisterin nimi: Tapahtumien osallistumisrekisteri
Yhteyshenkilö: vt. toiminnanjohtaja Susanna Ånäs
Osoite: Maria 01, Lapinlahdenkatu 16, 00100 Helsinki, Finland
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus: Henkilötietoja käytetään tapahtumien ilmoittautumisten vastaanottoon, tapahtumien järjestämiseen sekä niistä tiedottamiseen.
Rekisterinkäsittelijä: Tietoja käsitellään Google Suite -palvelussa, joka on EU:n tietosuojavaatimusten mukainen käsittelijä.
Rekisterin tietosisältö: Rekisteriin kerätään kuhunkin tapahtumaan tarvittavat tiedot rekisteröidyltä itseltään: nimi, yhteystiedot, erityisruokavalio ja muita tilaisuuteen liittyviä tietoja.
Säännönmukaiset tietolähteet: Tiedot saadaan rekisteröidyiltä itseltään.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset: Tietoja ei luovuteta eteenpäin.
Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle: Tietoja voidaan teknisistä syistä säilöä EU:n tai ETA:n ulkopuolella.
Tietojen säilytys: Tietoja säilytetään tapahtuman päättymisen jälkeen korkeintaan 6 kuukautta.
Rekisteröidyn oikeudet: Rekisteröidyillä on oikeus tarkastaa hänestä tallennetut tiedot sekä korjata ne ottamalla yhteyttä tilaisuuden pääjärjestäjään. Heillä on myös oikeus tietojen poistamiseen, tietojen siirtämiseen, käsittelyn rajoittamiseen sekä vastustaa heihin kohdistuvaa automaattista päätöksentekoa.
Jitsi-videokokous meet.okf.fi
Yhdistys tarjoaa ilman takuuta Jitsi-videokokousta kenen tahansa käyttöön Suomessa. Palvelu on osoitteessa https://meet.okf.fi.
Palvelun tarjoava palvelin tallentaa teknisesti välttämättömät lokitiedot, joihin kuuluu mm. palvelua käyttävien IP-osoitteet sekä kokoushuoneiden osoitteet. Mitään muita tietoja ei tallenneta. Kokouspalvelu ei sisällä kokousten tallentamismahdollisuutta eikä myöskään tallenna kokouksien sisällöstä mitään.
Muut palvelut
Yhdistys on mukana lukuisissa projekteissa ja tarjoaa useita verkkopalveluita. Näiden palveluiden omat tietosuojaselosteet kertovat tarkemmin niiden henkilötietojen käsittelystä.
Verkkosivusto
Tämän verkkosivuston käyttöön liittyvä henkilötietojen keruu kuvataan alla.
Kommentit
Kun kävijät jättävät kommentteja sivustolle, keräämme kommenttilomakkeessa näkyvät tiedot sekä kävijän IP-osoitteen ja selaimen käyttäjäagenttijonon roskapostin havaitsemisen helpottamiseksi.
Gravatar-palvelulle voidaan toimittaa sähköpostiosoitteestasi luotu anonyymi merkkijono (jota kutsutaan myös hashiksi), jotta voidaan nähdä, käytätkö sitä. Gravatar-palvelun tietosuojakäytäntö on saatavilla täällä: https://automattic.com/privacy/. Kun kommenttisi on hyväksytty, profiilikuvasi näkyy yleisölle kommenttisi yhteydessä.
Media
Jos lataat kuvia verkkosivustolle, sinun tulisi välttää sellaisten kuvien lataamista, joihin on sisällytetty sijaintitietoja (EXIF GPS). Verkkosivuston kävijät voivat ladata ja poimia sijaintitietoja verkkosivustolla olevista kuvista.
Yhteydenottolomakkeet
Yhteydenottolomakkeilla antamiasi tietoja käytetään ilmoitettuun tarkoitukseen.
Evästeet
Jos jätät kommentin sivustollemme, voit suostua siihen, että nimesi, sähköpostiosoitteesi ja verkkosivustosi tallennetaan evästeisiin. Nämä evästeet palvelevat sinua, jotta sinun ei tarvitse antaa tietojasi uudelleen, kun jätät uuden kommentin. Nämä evästeet kestävät yhden vuoden.
Jos sinulla on tili ja kirjaudut tälle sivustolle, asetamme väliaikaisen evästeen määrittääksemme, hyväksyykö selaimesi evästeet. Tämä eväste ei sisällä henkilötietoja, ja se hävitetään, kun suljet selaimesi.
Kun kirjaudut sisään, asetamme myös useita evästeitä tallentaaksemme kirjautumistietosi ja näyttövalintasi. Sisäänkirjautumisevästeet säilyvät kaksi päivää, ja näyttöasetusten evästeet säilyvät vuoden. Jos valitset “Muista minut”, kirjautumisesi säilyy kaksi viikkoa. Jos kirjaudut ulos tililtäsi, kirjautumisevästeet poistetaan.
Jos muokkaat tai julkaiset artikkelin, selaimeesi tallennetaan toinen eväste. Tämä eväste ei sisällä henkilötietoja, ja se ilmoittaa vain juuri muokkaamasi artikkelin postitustunnuksen. Se vanhenee 1 päivän kuluttua.
Muiden verkkosivustojen upotettu sisältö
Tämän sivuston artikkelit voivat sisältää upotettua sisältöä (esim. videoita, kuvia, artikkeleita jne.). Muiden verkkosivustojen upotettu sisältö käyttäytyy täsmälleen samalla tavalla kuin jos kävijä olisi vieraillut toisella verkkosivustolla.
Nämä verkkosivustot voivat kerätä tietoja sinusta, käyttää evästeitä, upottaa kolmannen osapuolen lisäseurantaa ja seurata vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, mukaan lukien seurata vuorovaikutustasi upotetun sisällön kanssa, jos sinulla on tili ja olet kirjautunut sisään kyseiselle verkkosivustolle.
Analytiikka
Keräämme anonyymiä analytiikkaa verkkosivustomme käytöstä. Nämä tiedot kerätään samoilla palvelimilla, jotka ylläpitävät verkkosivustoamme ja jotka sijaitsevat Suomessa.
Kenen kanssa jaamme tietojasi
Ei kenenkään.
Kuinka kauan säilytämme tietojasi
Jos jätät kommentin, kommentti ja sen metatiedot säilytetään loputtomiin. Näin voimme tunnistaa ja hyväksyä jatkokommentit automaattisesti sen sijaan, että pitäisimme niitä moderointijonossa.
Sivustollamme rekisteröityneiden käyttäjien (jos sellaisia on) osalta tallennamme heidän antamansa henkilötiedot myös heidän käyttäjäprofiiliinsa. Kaikki käyttäjät voivat milloin tahansa nähdä, muokata tai poistaa henkilökohtaisia tietojaan (paitsi että he eivät voi muuttaa käyttäjätunnustaan). Myös sivuston ylläpitäjät voivat nähdä ja muokata näitä tietoja.
Mitä oikeuksia sinulla on tietojesi suhteen
Jos sinulla on tili tällä sivustolla tai olet jättänyt kommentteja, voit pyytää saada viedyn tiedoston sinusta hallussamme olevista henkilötiedoista, mukaan lukien kaikki meille antamasi tiedot. Voit myös pyytää, että poistamme hallussamme olevat henkilötietosi. Tämä ei koske tietoja, jotka meidän on säilytettävä hallinnollisista, oikeudellisista tai turvallisuussyistä.
Minne lähetämme tietosi
Vierailijoiden kommentit voidaan tarkistaa automaattisen roskapostin havaitsemispalvelun avulla.